David Wyke, do Codec, argumenta que o gerenciamento de finanças manuais não é apenas ineficiente, mas também afeta seus resultados.
As empresas perdem inúmeras horas para tarefas repetitivas, experimentam a fragmentação de dados entre os departamentos e perdem idéias críticas que podem gerar decisões estratégicas. Com um relatório recente revelador Que quase dois terços dos departamentos de finanças do Reino Unido ainda dependem das planilhas do Excel, a urgência para a transformação digital em finanças é inegável.
Dreno invisível em recursos
Os processos de financiamento handbook criam ineficiências que se acumulam com o tempo. As equipes financeiras passam horas reconciliando contas, corrigindo erros de transação e compilar relatórios de diferentes fontes. Cada etapa adicional estende operações, aumenta o risco de erros e reduz o tempo disponível para o trabalho estratégico.
Um departamento de finanças típico lida com inúmeras entradas de dados, caça números ausentes e cria relatórios de fontes dispersas. Essas ineficiências podem parecer gerenciáveis, mas se acumulam rapidamente.
Pesquisas do Gartner descobriram que as empresas alocam quase metade de seus orçamentos financeiros para tarefas contábeis e transacionais – trabalho que a automação pode concluir em uma fração do tempo.
Erros trazem um fardo adicional. De acordo com OpinA entrada de dados handbook tem uma taxa de erro de 1-4pc. Isso pode não parecer significativo, mas para uma empresa processando 1.000 faturas por mês, isso resulta em 10 a 40 faturas que exigem correções. Esses erros atrasam os pagamentos, interrompem o fluxo de caixa e criam trabalho adicional para equipes de finanças que devem se concentrar em tarefas de maior valor.
Processos lentos atrasam as decisões de negócios
Além das perdas financeiras, os processos manuais criam atrasos operacionais. Muitas empresas ainda levam até cinco dias para concluir o faturamento a cada mês. Esses atrasos lentamente a liderança lidera a capacidade de tomar decisões informadas e ajustar as estratégias financeiras de maneira eficaz.
Algumas empresas operam com informações financeiras em tempo actual, permitindo que elas ajustem preços, realocasse orçamentos ou planejam investimentos sem contratempos desnecessários. As empresas que dependem de fluxos de trabalho manuais devem aguardar relatórios, verificar a precisão dos dados e verificar os números antes de avançar.
Essa diferença na agilidade afeta tudo, desde o planejamento do fluxo de caixa até a capacidade de resposta do mercado.
Mudança da ineficiência para finanças inteligentes
Soluções de gestão financeira modernas otimizam as operações enquanto melhoram a precisão e o controle. As empresas que fazem a transição para sistemas integrados reduzem erros, aceleram os relatórios e melhoram a supervisão financeira.
A automação elimina tarefas repetitivas, como contas a pagar, a receber, reconciliações bancárias e processamento de transações.
Em vez de gerenciar faturas e corrigir os erros de entrada de dados, as equipes financeiras podem se concentrar na otimização do fluxo de caixa, analisando a lucratividade e identificando oportunidades de negócios.
A consolidação também desempenha um papel essential na eficiência financeira. As empresas que operam em vários locais ou entidades geralmente lutam com dados financeiros fragmentados. A centralização de informações financeiras reduz a duplicação, minimiza os erros de reconciliação e garante que os líderes tenham uma visão em tempo actual do desempenho financeiro.
O relatório automatizado take away a necessidade de compilação de dados manuais, permitindo que as equipes se concentrem na análise estratégica.
Tomada de decisão mais inteligente
Um sistema financeiro integrado faz mais do que manter os registros organizados. Ele fornece às empresas as idéias necessárias para operar com eficiência.
Conectando financiamento ao planejamento de recursos corporativos (ERP) e plataformas de análise permite o fluxo contínuo de dados entre os departamentos. Ter dados financeiros atualizados permite que as equipes rastreem padrões de gastos, identifiquem tendências de receita e gerenciem riscos de maneira eficaz.
Sem atrasos manuais de relatórios e fontes de dados desconectadas, as empresas passam da gestão financeira reativa para a tomada de decisões proativas. Em vez de se concentrar nos prazos de relatórios de rotina, as equipes de finanças podem mudar seus esforços para planejar, previsões e estratégias de crescimento a longo prazo.
Agir
Identificar ineficiências nos processos financeiros é o primeiro passo para melhorar. O próximo passo é determinar onde a automação pode fornecer o maior impacto. As empresas que analisam mais de perto seus fluxos de trabalho financeiros podem identificar áreas que precisam de melhorias e definir prioridades claras para a mudança.
O rastreamento onde o tempo é gasto fornece informações úteis. Examinar o tempo necessário para a reconciliação da conta, a frequência de erros e os atrasos nos relatórios ajudam as empresas a se concentrar nas áreas em que a automação fornecerá os retornos mais altos.
Fortalecendo a segurança financeira
Manter as finanças precisas é mais do que eficiência. Um pagamento perdido causa problemas de fluxo de caixa, um erro no relatório cria riscos de conformidade e uma previsão calculada incorporada leva à instabilidade financeira. Os processos manuais tornam esses problemas mais difíceis de detectar, transformando auditorias em um desafio e conformidade em uma preocupação constante.
A automação reduz esses riscos, aplicando fluxos de trabalho estruturados e minimizando o erro humano. As trilhas de auditoria embutidas rastreiam todas as transações, facilitando a identificação das inconsistências.
As ferramentas de detecção de fraude movidas a IA monitoram a atividade de pagamento, identificando padrões incomuns antes de se transformarem em questões maiores.
É assim que a conformidade regulatória se torna mais gerenciável-sem prazos apressados ou correções de última hora.
Os sistemas automatizados mantêm os registros precisos em tempo actual, garantir que a supervisão financeira permaneça forte, com menos erros dispendiosos, maior transparência e um negócio com os controles certos para se manter seguro.
Selecionando a solução certa
Com a segurança e a conformidade cobertas, o próximo passo é encontrar uma solução de gerenciamento financeiro que se encaixe nos negócios.
Nem todas as plataformas oferecem o mesmo nível de automação, integração ou adaptabilidade. A escolha certa depende de quão bem ela suporta operações existentes enquanto se prepara para o crescimento futuro. Todas as empresas têm necessidades diferentes e, sem orientação especializada, é fácil acabar com um sistema que resolve um problema ao criar novas ineficiências em outros lugares.
Uma vez identificada a solução mais adequada, ela precisa se integrar sem problemas às operações comerciais existentes, ajudando a financiar as equipes a trabalhar com mais eficiência e dar aos tomadores de decisão as idéias necessárias para agir. As empresas que avaliam soluções devem se concentrar em plataformas que fornecem automação, visibilidade financeira em tempo actual e compatibilidade com seus sistemas atuais.
Para empresas com operações internacionais, o suporte de várias moedas é um recurso essencial. O manuseio de conversões em moeda aumenta manualmente a complexidade e pode resultar em erros. Soluções financeiras modernas simplificam esse processo, tornando as transações globais mais precisas e eficientes.
O retorno do investimento em automação financeira se estende além das reduções de custos. Precisão de dados aprimorada, relatórios financeiros mais rápidos, conformidade mais forte e a capacidade de se concentrar na análise de maior valor tornam a automação um ativo de longo prazo.
Com o tempo, essas vantagens remodelam o papel do Departamento de Finanças em uma organização, mudando do processamento administrativo para o planejamento estratégico.
impacto a longo prazo
Passando da gestão financeira handbook para um sistema integrado automatizado muda a maneira como as empresas operam. As equipes financeiras gastam menos tempo corrigindo erros, a liderança tem melhores informações para a tomada de decisões e os dados financeiros se tornam um recurso valioso, e não um desafio diário.
Se os processos de financiamento handbook ainda dominam sua organização, agora é a hora de avaliar seu impacto. Quanto mais essas ineficiências permanecerem, mais eles limitam o crescimento, a lucratividade e a agilidade.
Por David Wyke
David Wyke atua como chefe de soluções financeiras da Codec, supervisionando operações de entrega de ERP e EPM no Reino Unido e na Irlanda. Com mais de 20 anos de experiência profissional, Wyke se estabeleceu como arquiteto de solução experiente e voz liderando a automação financeira. Antes de fazer a transição para a consultoria, a Wyke ocupou vários cargos financeiros que lhe proporcionaram exposição inestimável às plataformas do Microsoft ERP.
